L’intelligence artificielle (IA) transforme profondément le monde professionnel, mais elle ne le fait pas toujours de manière officielle. De plus en plus d’entreprises françaises, en particulier les PME et TPE, sont confrontées au phénomène du Shadow AI.

Un seul chiffre suffit pour expliquer l’ampleur du sujet : 68% des utilisateurs d’IA en contexte professionnel ne le disent pas à leur supérieur (BPI France Le Lab – Dec 2024). Derrière ce terme se cache une réalité complexe : des employés qui utilisent des outils d’IA non approuvés par leur entreprise pour gagner en efficacité.

Même si le déploiement de l’IA dans les PME et TPE progresse, son adoption par les dirigeants demeure trop lente par rapport à celle de leurs propres employés. D’autant que plus de 50% des dirigeants n’ont pas l’intention d’utiliser l’IA à court terme et que 14% en ont explicitement interdit l’usage.

Si la pratique du shadow AI peut booster la créativité et la productivité à court terme, elle comporte aussi des risques importants sur la durée. Alors, comment transformer ce défi en opportunité ? On vous apporte notre éclairage et plusieurs pistes pour sortir par le haut de cette situation.

Le Shadow AI, qu’est-ce que c’est ?

Le Shadow AI, ou « IA cachée », désigne l’utilisation d’outils d’intelligence artificielle par des employés sans validation préalable par leur hiérarchie ou le service informatique. Ces outils incluent des plateformes comme ChatGPT, Google Gemini, DALL-E, ou encore des logiciels spécialisés dans l’analyse de données, la gestion de projets ou la création de contenu.

Pourquoi les employés y ont-ils recours ?

• Manque d’outils officiels adaptés. Les solutions proposées par l’entreprise peuvent être perçues comme trop limitées ou peu adaptées au contexte spécifique du métier ou de l’environnement concurrentiel.
• Recherche de productivité. Les outils d’IA permettent d’automatiser des tâches répétitives (rédaction, analyses, traduction, reporting), de résoudre rapidement des problèmes complexes (macro Excel, ) ou de proposer « une première version » qui répond à 80% aux besoins du collaborateur.
• Innovation spontanée. Certains collaborateurs souhaitent expérimenter de nouvelles technologies pour améliorer leurs performances ou montrer leurs capacités à utiliser de nouveaux outils, parfois pour faire réagir leur propre hiérarchie.

Cependant, cette adoption informelle échappe souvent aux radars des dirigeants et des départements IT, ce qui pose plusieurs défis en termes de cohérence organisationnelle, capacité à conserver le savoir-faire en internet et bien sûr au niveau de la sécurité des données et du respect de la conformité.

Quels sont les impacts pour les PME et TPE ?

Le Shadow AI n’est pas uniquement un problème. Il reflète aussi un besoin d’innovation dans l’entreprise et une volonté des employés de s’adapter aux défis numériques. C’est aussi la marque d’une équipe dynamique, prête à embrasser de nouvelles méthodes de travail.

• Gain de temps. C’est le bénéfice le plus reconnus par tous les utilisateurs. Les outils d’IA permettent aux collaborateurs d’automatiser certaines tâches chronophages (tri d’e-mails, rédaction de rapports, tableaux de reporting) ou qui nécessitent habituellement beaucoup plus de temps pour s’en occuper (réponse à un appel d’offre, refonte site internet).
• Amélioration des process. Sur les chaines de production, mieux prévoir les moments de maintenance pour limiter les temps d’arrêt des machines permet d’augmenter directement l’efficacité opérationnelle.
• Créativité accrue. Dans le marketing ou la communication, par exemple, des IA génératives, considérées par beaucoup de collaborateurs comme un « assistant digital expert », sont utilisées pour créer rapidement du contenu engageant ou personnaliser les interactions avec les clients. Ces outils permettent aussi de réduire le « syndrome de la page blanche » pour des équipes créatives réduisant d’autant la charge mentale des collaborateurs
• Initiatives bottom-up. L’utilisation spontanée d’outils IA dans différents services de l’entreprise montre que les employés sont proactifs dans la recherche de solutions innovantes. C’est une valeur de culture d’entreprise à développer !

Pour autant, le Shadow AI comporte aussi son lot de risques, particulièrement pour les petites structures souvent moins armées face à ce type de problématique.

• Fuites de données. Les informations partagées avec ces outils peuvent être stockées ou utilisées à l’insu de l’entreprise, augmentant le risque de cyberattaques ou de divulgation sur internet (nom des clients dans un tableau Excel par exemple)
• Fragmentation interne. L’utilisation non coordonnée d’outils divers peut entraîner une incohérence dans les processus internes et compliquer la collaboration entre équipes.
• Transmission du savoir-faire. Si un employé quitte l’entreprise avec ses pratiques informelles, il sera probablement difficile de reprendre ses méthodes ou ses outils, ce qui peut constituer une perte de temps et d’expérience majeure
• Risques juridiques et réglementaires. Les PME et TPE doivent respecter le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Or, certains outils IA non validés peuvent traiter des données sensibles sur des serveurs externes hors UE (ChatGPT est un outil américain et, dans la plupart des cas, toutes les données sont envoyées sur des serveurs US), exposant ainsi l’entreprise à des sanctions

Permettre à toute l’entreprise de se consacrer pleinement aux objectifs essentiels : passer plus de temps avec les collaborateurs, les partenaires et les clients !

Quelles solutions pour corriger la situation ?

Plutôt que de réprimer le phénomène du Shadow AI, les PME et TPE ont tout intérêt à l’intégrer dans une stratégie globale d’innovation responsable. Voici les pistes que Gorillias propose pour surfer sur l’intérêt des collaborateurs et créer un cadre général compatible avec les objectifs et obligations de l’entreprise.

1- Reconnaître et encadrer le Shadow AI

• Cartographier les usages existants. Organisez un audit interne pour identifier quels outils IA sont utilisés par vos équipes et dans quels contextes (marketing, RH, service client, jurique, finance, production, logistique…). Au stade actuel d’avancement de l’IA (IA Générative et Agents IA spécialisés par métier), tous les services d’une entreprise peuvent être impactés par le déploiement de solutions IA
• Élaborer une charte IA claire. Définissez ce qui est autorisé ou interdit en matière d’utilisation d’outils IA dans votre entreprise tout en expliquant les risques liés à certaines pratiques (sécurité des données, conformité RGPD, transmission du savoir-faire, collaboration interne entre les différents outils).

2- Proposer des alternatives officielles

• Intégrer des outils validés. Offrez aux employés un accès à des solutions IA sûres et conformes aux exigences légales (par exemple, hébergées en Europe). Différentes plateformes permettent d’utiliser l’IA tout en garantissant la sécurité des données. C’est ainsi que fonctionne Gorillias avec des serveurs de données hébergés en France.
• Simplifier l’accès aux technologies. Assurez-vous que ces outils soient simples à utiliser et répondent concrètement aux besoins opérationnels (génération automatique de contenus, analyse prédictive…).

3- Former et sensibiliser vos équipes

• Organiser des formations ciblées. Comme pour toute « révolution » technologique, la formation est cruciale ! Expliquez à vos collaborateurs comment utiliser les outils IA approuvés tout en respectant les règles internes et externes.
• Encourager un dialogue ouvert. Faites participer vos équipes à la définition des politiques IA pour qu’elles se sentent impliquées dans cette transformation digitale et adhèrent d’elles-mêmes à ce nouveau cadre plutôt que de continuer la pratique du Shadow AI.

4- Valoriser l’innovation issue du Shadow AI

• Créer un espace dédié à l’expérimentation. Mettez en place un « laboratoire » où vos employés peuvent tester librement certains outils IA sous supervision contrôlée. Cela permet de libérer leur créativité, de maintenir une approche dynamique face à une technologie qui évolue rapidement tout en minimisant les risques.
• Récompenser les initiatives innovantes. Valorisez publiquement les idées ou projets réussis issus du Shadow AI. Cela motive vos équipes tout en montrant que l’entreprise est ouverte au changement.

En synthèse

En tant que tel le Shadow AI montre qu’il existe un besoin exprimé par les salariés de travailler avec de nouveaux outils, mieux adaptés au contexte actuel. Ce fut la même chose au moment de l’arrivée des ordinateurs dans les bureaux il y a 40 ans. Tout dépend donc de la façon dont cette transition est gérée par l’entreprise.

Pour les PME et TPE, il s’agit avant tout d’une opportunité unique pour accélérer leur transformation digitale et stimuler l’innovation interne. En adoptant une approche proactive – reconnaissance du phénomène, encadrement clair et intégration officielle – elles peuvent transformer cette pratique informelle en véritable levier stratégique pour permettre à toute l’entreprise de se consacrer pleinement aux objectifs essentiels : passer plus de temps avec les collaborateurs, les partenaires et les clients !

Le Shadow AI vous pose question ? Discutons-en !